Доклад на борда – Дигитален директор

Събранието ще се проведе на 18 май от 2:7 до XNUMX:XNUMX часа британско време

Докато се установявам в ролята на дигитален директор, съм благодарен за подкрепата и сътрудничеството, по-специално от председателя на дигиталния комитет. Шарлот беше невероятна, като ми помогна да се адаптирам лесно към тази позиция. Искам да благодаря на членовете на моя съвет и на доброволците за тяхната любезност във всички взаимодействия, които имахме през последните няколко месеца. Първите няколко месеца бяха натоварени и възнаграждаващи и с удоволствие споделям постигнатия досега напредък, съобразен с основните задължения на тази позиция.

1. Разработва и прилага дигитална стратегия за Регион 9 – За да се справя с ограниченията в дизайна и използваемостта на уебсайта на Регион 9, предложих и след това съдействах за внедряването на нова тема, която позволява по-голяма гъвкавост в оформлението и представянето на съдържанието. С подкрепата на Дигиталния комитет и новосформирания комитет за преглед на уебсайта, сайтът беше преработен, за да поддържа по-добре нашите комуникационни цели и дигитално присъствие.
2. Идентифицира възможности за дигитални иновации и растеж
   • Няколко малки, но значими промени вече са довели до промяна:
     • Платен плъгин за календар вече поддържа повтарящи се събития с яснота.
     • Лиценз за Canva е осигурен и споделен с председателите на комисии, както е поискано, за създаване на визуално съдържание.
     • Преминахме към по-кратки, по-фокусирани имейл кампании с едно единствено призив за действие – и вече виждаме по-добри резултати.
3. Ръководи поддръжката на уебсайта на Регион 9
   • Преработеният уебсайт вече е по-достъпен и по-лесен за актуализиране. Новите функции включват подобрено форматиране на бюлетини и интегрирана функционалност за календар.
   • Тъй като хостваме самостоятелно, имаме достъп до и контрол върху всички части на платформите за управление и поддръжка на уебсайта. Това значително увеличи възможността за бързо и лесно актуализиране на уебсайта.
   • Насоките и обратната връзка от Комисията за преглед на уебсайта продължават да помагат за оформянето на неговото развитие.
4. Управлява Google Диск на регион OA 9 – Управлението на Google Drive за Регион 9 вече се споделя между мен и председателя на Дигиталния комитет. Това не само осигурява по-гладко сътрудничество, но и засилва непрекъснатостта и покритието в случай, че някой от нас не е на разположение.
5. Отговаря за съхранението и предоставянето на пароли – При управлението на паролите сме възприели същия подход на споделена отговорност. Това гарантира, че повече от едно доверено лице има достъп до основни системи, което прави нашите процеси по-устойчиви и надеждни.
6. Поддържа и актуализира пощенските списъци в Регион 9 – Поддръжката на пощенския списък също се управлява съвместно от мен и председателя по дигиталните въпроси. Двама души, които споделят тази роля, позволяват навременни актуализации и поддръжка за изпращане на имейли в последния момент или запитвания от абонати.
7. Създава ефективни имейл кампании – Публикувахме първия бюлетин с новата структура на 7 февруари, с подкрепата на координатора на бюлетина и председателя на Управителния съвет. По-ясният формат и фокусът върху едно-единствено действие изглежда ни помагат да се свързваме по-ефективно с нашата аудитория.
8. Изпраща съобщения до пощенския списък на Регион 9 – След като се запознах с ритъма и отговорностите на длъжността, председателят на Комисията по цифрови технологии любезно ми съдействаше за управлението на важни напомняния и известия, чувствителни към определен момент. Заедно гарантирахме, че важните актуализации продължават да достигат надеждно до общността. Тази споделена отговорност също така помага за осигуряване на устойчивост в нашия комуникационен процес.
9. Предоставя редовни отчети за измерване на успеха
   • Въпреки че все още не сме внедрили подробно проследяване на показателите на уебсайта, вече виждаме подобрени резултати от имейл комуникациите ни:
     • Процент на отваряне: Увеличен от 28% на 33% (януари – март 2025 г.)
     • Процентът на кликване: Увеличен от 2% на 3%
   • Тези цифри са в съответствие с или надвишават показателите за организации с нестопанска цел (25–27% процент на отваряне, 2–3% процент на кликвания).
   • Ще бъда благодарен за насоки относно това какви видове данни и анализи биха били най-полезни за включване в редовните отчети. Някои показатели могат да бъдат наистина ценни, други - по-малко. Вашата обратна връзка ще помогне отчитането да бъде полезно и приложимо, а не прекалено сложно.
10. Осигурява обучение и подкрепа
    • Подкрепих няколко членове на управителния съвет и председатели на комисии при достъпа до техните имейл акаунти в Google и споделих инструменти като Canva, за да им помогна със създаването на съдържание.
    • Първото ни заседание на Дигиталния комитет се проведе на 25 януари, с участието на 6-7 членове, и сега се срещаме през събота от 5:00 до 6:30 ч. (британско време). Тези срещи бяха задълбочени, съвместни и пълни с чудесни идеи - истински акцент в тази роля досега.

Поглед напред: Фокусни области за следващите четири месеца

Като част от нашето непрекъснато дигитално развитие, има няколко области, на които сме определили внимание и които изискват подобрение през следващите месеци:

• Поддръжка на превода – Получаваме ценна информация от комисията по преводи, която ни помага да се свържем с организациите, предоставящи услуги, относно нуждите от превод на уебсайтове. До следващия ни доклад се стремим да внедрим няколко коригирани или актуализирани превода, за да подобрим достъпността и яснотата на различните езици.
• Процес на искане за дигитални разходи – В момента преглеждаме формуляра и процеса за искане за финансови разходи с цел да го направим по-рационализиран и дигитализиран. Целта е да се гарантира, че всички участници имат достъп до най-актуалната информация в реално време и да се намали необходимостта от многократна кореспонденция по имейл.
• Уеб съдържание за печат и потребителска анкета
  • Проучваме функции за подобряване на използваемостта на уебсайта — например да дадем възможност на потребителите да експортират избрана информация (напр. подробности за събитие или ресурси) във формат, удобен за печат.
  • За да ни помогне да оформим бъдещото развитие, планираме да разпространим кратко проучване сред членовете, за да разберем по-добре техните нужди и предпочитания.

Беше радост да поема тази роля и да започна да оформям дигиталното присъствие на Регион 9 с такава способна и щедра група от сътрудници. Благодаря ви за топлото посрещане и доверието — развълнуван съм за това, което предстои.

Дигитален служител по регион 9