Задължения и отговорности на служителите на борда

Събранието ще се проведе в неделя, 17 май 2026 г., от 9:00 до 5:00 ч. британско време.

Имената, акронимите и кратките форми са премахнати или редактирани за съответствие с политиката за отворен достъп.

Общи задължения на членовете на Управителния съвет

1. Служи в Управителния съвет на Регион 9.
2. Присъствайте на заседанията на управителния съвет.
3. Периодично проверявайте и координирайте актуализирането на различни документи, включително, но не само, Vital Link, Bid to Host Assembly and Convention и Region 9 Best Practices.
4. Осигурете спазване на Дванадесетте стъпки, Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции за служба на OA в Регион 9.
5. Изпълнявайте задълженията, подробно описани в Устава и Наръчника с политики.
6. Отговаряйте своевременно на цялата кореспонденция и запитвания. В началото на всеки срок, бордът ще определи какво е „своевременно“.
7. Поддържайте регистър на активите и паролите. Секретарят ще отговаря за поддържането на този списък в Google Drive.
8. Улеснявайте провеждането на семинари „Служба, традиции и концепции“, когато и където е възможно, в рамките на Регион 9 и посещавайте други събития в Региона, където бюджетът позволява, или за сметка на страната, домакин на събитието OA.
9. Свържете се с държави и организации, предоставящи услуги, които не присъстват на събранието или не са в контакт с Регион 9.

Задължения на отделни членове на Управителния съвет

1. Стол
   1. Председателства
      1. Заседания на борда
      2. Събрание на регион 9
   2. Подготвя дневния ред за всички заседания на управителния съвет и събрания, когато е уместно, с помощта на други служители.
   3. Участва в Световната конференция за бизнес услуги от името на Регион 9.
   4. Член е на Комитета на регионалните председатели на Световната конференция за бизнес услуги и присъства на заседанията на комитета.
   5. Работи с попечителя по въпроси, които пряко засягат региона.
   6. Действа като пряк ръководител на всички специални работници (платен персонал) от името на Управителния съвет. Председателят може да назначи друг член на управителния съвет да изпълнява тази роля.
   7. Назначете парламентарист от Регион 9.
2. Заместник-председател
   1. Поема всички задължения на председателя при негово отсъствие или по негово искане.
   2. Подпомага другите служители при изпълнение на техните задължения. #Други задължения, както е възложено.
3. Секретар
   1. Води протоколи от всички заседания на събранията и управителния съвет.
   2. Секретарят по време на събранието ще бъде отговорен за създаването на протокола.
   3. Секретарят е отговорен за получаването на копия от всяка информация, която ще бъде включена в протокола.
   4. Протоколът ще съдържа:
      1. Дата/час и място на събранието на Регион 9
      2. Имената на присъстващите служители
      3. Запис на предприетите действия по протокола от предишното заседание
      4. Точната формулировка на всяко предложение, както е гласувано, и дали е прието или не
      5. Вносителят и вторият на всяко предложение
      6. Преброяването на гласовете „за“ и „против“.
      7. Всякакви съобщения или съобщения, направени на срещата
      8. Процедурни въпроси и обжалвания
      9. Доклади на комисии и всякакви други доклади, възникващи по време на или относно събранието
      10. Ревизирани копия на Устава и Наръчника с политики.
   5. В рамките на 60 дни след Общото събрание, секретарят ще предостави проект на протокола от Общото събрание на Комисията по преглед на протоколите.
      1. Членовете на комисията ще предоставят на секретаря допълнения или корекции в рамките на 28 дни след получаване на протокола.
      2. Ако има несъответствие, секретарят ще прегледа записа и ще уведоми комисията.
      3. След като комисията бъде уведомена за съдържанието на записа, тя ще гласува за включването или премахването на всички открити несъответствия по който и да е елемент от протокола. Това изисква мнозинство от две трети.
   6. Ще изпратя копие от окончателния неодобрен протокол за публикуване на уебсайта.
   7. Изпратете формулярите за кандидатстване на номинирани за попечители до Световния офис за услуги в рамките на една седмица от потвърждаването на кандидатите.
   8. Изпратете уведомление за събранието до всички органи на службите и независими събрания в Регион 9.
      1. Искане за изпращане на изменения в съответствие с член XII – раздел 1
      2. Получете дневния ред от председателя и се уверете, че той е изпратен по имейл до всички служебни органи и независими заседания.
      3. Отговаря за подготовката на регистрационните и бизнес материали за събранието, включително поканата за конвенцията, папката с документи за събранието и протоколите от събранията на Регион 9. Папката ще включва всички доклади, предложения и друга информация относно работата на събранието. Папката може да включва оферта за бъдещи домакини на събранието/конвенцията.
      4. Носете отговорност за актуализирането на поименното свикване за и по време на събранието.
      5. Прегледайте актуализациите, произтичащи от предложенията на събранието, и след това актуализирайте Устава и ръководството с политики, ако е необходимо. Ако Уставът бъде актуализиран, ще отговаряте за изпращането му до Световния офис за услуги.
      6. Осигурете правилно прехвърляне, съхранение и изтриване (в необходимите срокове) на големи количества лични данни, например от регионалната конвенция.
      7. Поддържа актуален списък с всички контакти на службите и представители на групите.
      8. Предоставя данни за папката на Assembly, показвайки
      9. Брой на обслужващите органи в Регион 9.
      10. Брой на срещите за всяка държава в Регион 9.
      11. Езици и валути на всяка държава в Регион 9.
   9. Други задължения, каквито са възложени.
4. Касиер
   1. Координира работата си с главния информационен директор (CIO), членовете на борда, банкера, комитетите и платения персонал по финансови и бюджетни въпроси в региона.
   2. Предоставя тримесечни финансови актуализации на Управителния съвет.
   3. Подготвя годишен бюджет за одобрение от събранието.
   4. Поддържа финансови записи.
   5. Предоставя годишен отчет за всички получени вноски, приходи и разходи.
   6. Други задължения, каквито са възложени.
5. Цифров служител
   1. Разработва и прилага дигитална стратегия за Регион 9.
   2. Идентифицира възможности за цифрови иновации и растеж, за да се увеличи максимално въздействието на Регион 9.
   3. С помощта на председателя на Дигиталния комитет, управлява Google Drive на OA Region 9, включително:
      1. Съхраняване и предоставяне на пароли.
      2. Създаване и поддържане на пощенски списъци в Регион 9.
   4. Предоставя редовни отчети за измерване на успеха на дигиталните усилия и отправяне на препоръки.
   5. Осигурява обучение и подкрепа на управителния съвет, комитетите и доброволците на Регион 9 относно дигитални инструменти и най-добри практики.
   6. Други задължения, каквито са възложени.
6. Тези задължения могат да бъдат коригирани при необходимост за безпроблемно протичане на работата; всички промени ще бъдат съобщени на следващото събрание.