ДВИЖЕНИЕ 3

Предложение: Предложение за приемане на приложения заместващ наръчник за политики и процедури

Изпратено от:

Име: Хана Б
Обслужващ орган или комисия: Комитет по устава на Регион 9

Намерение: Да се ​​приеме приложеното заместващо ръководство за политики и процедури

Изпълнение: Заменете съществуващото Ръководство за политики и процедури с тази договорена нова формулировка.

Цена: £0

Обосновка: Настоящото ръководство за политики и процедури е остаряло и не е подходящо за целта, предвид промените, настъпили в Регион 9 в организационно отношение. Комисията по устава работи по този документ в продължение на 12 месеца от последното годишно събрание. Представяме новата формулировка за ратифициране, тъй като вярваме, че тя отразява визията на региона и настоящата работна практика на борда. Освен това е предназначена да избягва повторения и да използва езика ефикасно, което го прави възможно най-лесен за използване от хора, чийто майчин език не е непременно английски. Разбира се, трябва да се чете заедно с устава и справочника на борда за пълна картина на процесите, които Регионът използва за организиране на нашата международна общност.

NB Текстът на Наръчника за политика и процедури е приложен към този документ

Ръководство за политики и процедури на Регион 9

Последно ревизирано годишно събрание на хибридите 2026 г.

Член 1 – Въведение

Това ръководство за политики и процедури на Регион 9 ръководи бизнес практиките на Регион 9.

Въпроси, които се отнасят до основна политика, засягаща Анонимни преяждащи като цяло, се отнасят до попечителя или друг член на Световния съвет на попечителите на Анонимни преяждащи, Инк.

Член 2 – Асамблея на Регион 9

Раздел 1 – Участие в събранието на Регион 9

1. Следните лица ще имат право на участие в Общото събрание;
   1. Глас и вот
      1. Представители или заместници от всеки свързан орган на службата и несвързани групи, действащи като органи на службата
      2. Членове на борда
      3. Председатели на комисии
   2. Възможността да се получи глас и право на глас от събранието:
      1. Представители на сервизен орган извън Регион 9
   3. Глас, но без право на глас:
      1. Попечителят на благотворителната организация в регион 9 на ОА (с изключение на назначеното лице за връзка).
   4. Възможността да се даде глас, но без право на глас, по преценка на председателя
      1. Регионът 9 Координатори на услугите и координатори на попечители
      2. Посетители на събранието.

Раздел 2 – График на събранията и конгресите

1. Регион 9 ще провежда две събрания годишно.
   1. Първото събрание, проведено в удобно време през септември, октомври или ноември, ще се нарича годишно хибридно събрание и ще се провежда с продължителност, определена от управителния съвет, като може да се проведе в хибриден или виртуален формат.
   2. Второто събрание, известно като междинно виртуално събрание, ще се проведе виртуално и ще бъде най-много еднодневно събитие, провеждано през февруари, март, април или май.
2. Конгрес може да се проведе и заедно с годишното хибридно събрание, ако приемащият сервизен орган е в състояние да го направи.

Раздел 3 – Уведомление за събрание

1. Шест месеца преди събранието ще бъде изпратено имейл известие за годишното хибридно събрание на групите членки, несвързаните групи и службите в Регион 9.
2. Известие по имейл за междинната виртуална асамблея ще бъде изпратено четири месеца преди асамблеята до групите членки, независимите групи и службите в Регион 9..
3. Уведомлението ще включва покана от органа, предоставящ услугата (за годишното хибридно събрание), формуляр за регистрация, формуляр за предложения за нов бизнес и изменение на устава, заявление за финансова помощ (за годишното хибридно събрание) и писмо от Управителния съвет на Регион 9.

Раздел 4 – Подаване на редовни искания

1. Предложения, които не са за изменение на Наръчника за политика и процедури или на Устава на Регион 9, могат да бъдат изменени с мнозинство от гласуващия орган на събрание на Регион 9.
2. Предложенията трябва да бъдат представени на Комисията за преглед на предложения на Регион 9 най-малко деветдесет (90) дни преди Общото събрание на Регион 9 за преглед.
   1. Предложение може да бъде подадено от: Управителния съвет на Регион 9, сервизен орган на Регион 9 или комитет на Регион 9.
   2. Комисията по разглеждане на предложенията ще работи с вносителя на предложението, за да се увери, че предложението му е редовно.
   3. Комисията за преглед на предложенията представя тези предложени изменения в писмена форма на председателя на Регион 9 най-малко седемдесет и пет (75) дни преди Общото събрание на Регион 9.

Раздел 5 – Монтажни материали

1. Материалите за събранието ще бъдат изпратени по имейл не по-малко от четиридесет и пет (45) дни преди събранието.
2. Материалите за събранието ще бъдат публикувани и на уебсайта на Регион 9.
3. Представителите се насърчават да носят свои собствени копия на документи.
4. Материалите за монтажа ще включват, но няма да се ограничават до следното (ако е приложимо):
   1. Ключова информация.
   2. Задължения и отговорности на регионалните представители.
   3. Задължения и отговорности на служителите на борда
   4. Задължения и отговорности на попечителите на благотворителни организации.
   5. Дневен ред на събранието.
   6. Доклади от всеки член на управителния съвет, комитет, координатор на услуги и благотворителна организация.
   7. Годишният бюджет.
   8. Предложения за разглеждане на събранието.
   9. Попълнени заявления, подадени за избори за управителния съвет на Регион 9, благотворителна организация и номинирани за попечители, както и формуляри за кандидатстване.
   10. Уставът, Наръчникът с политики и Постоянните правила.
   11. Протокол от предишното събрание.
   12. Оферти от обслужващи органи за домакинство на бъдещи събрания.
   13. Информация за семинара

Раздел 6 – Правила за събрания

1. Събранието ще се проведе в съответствие с Традициите на OA 12 и Концепциите за служба на OA 12 и ще се ръководи от последното издание на Правилника за реда на Робърт, новоревизираните или други документи, които събранието може да приеме.
2. Председателят ще осигури наличността на Правилника за дейността на Робърт за парламентариста.
3. Представителите с право на глас ще приемат набор от постоянни правила в началото на всяко събрание.

Раздел 7 – Задължения на представителите

1. Всеки представител ще:
   1. Регистрирайте се за Асамблеята и се насърчава да се регистрирате за Конвенцията.
   2. Кандидатствайте за финансова помощ (ако е необходима) най-малко деветдесет (90) дни преди Асамблеята.
   3. Резервирайте настаняване, за предпочитане в мястото на събранието/конгреса.
   4. Организирайте и осигурете пътни условия и документи.
   5. Работете с материалите в папката
   6. Ако е възможно, включете се в менторската програма.
   7. Споделете и обсъдете предложенията с представляваната от вас служба.
   8. Присъствайте (ако е възможно) на ориентационната среща или гледайте записа
   9. Участвайте в един от комитетите на Регион 9 през цялата година.
   10. Присъствайте на всички работни сесии на Общото събрание.
   11. Помислете за кандидатиране за свободни позиции в службата.
   12. Докладвайте на представения сервизен орган (включително семинари, идеи и цели) след събранието на Регион 9 във формата, очакван на местно ниво.
   13. Насърчете техния обслужващ орган да избере следващия представител една година преди края на мандата и насърчете наследника да наблюдава и помага по време на преходната година.
   14. Подкрепете следващия колега на позицията в служба.

Раздел 8 – Квалификации за представители

1. Всеки представител ще бъде избран от своя служебен орган или необвързана група.
2. Всеки представител ще има минимум шест месеца текущо въздържание и една година трудов стаж след групово ниво.
3. Ако даден орган по служба не е в състояние да изпълни тези изисквания, те могат да бъдат отменени с мнозинство от две трети от гласовете на регионалния съвет на 9.
4. Служебните органи се насърчават да избират представители за най-малко двугодишен мандат.

Раздел 9 – Брой представители

1. Всяка междугрупова и национална служба има право на един представител в бизнес събранието за всеки десет групи или част от тях, които представлява.
2. Други органи, предоставящи услуги (органи, предоставящи услуги със специфичен фокус, органи, предоставящи езикови услуги, и участващи органи, предоставящи услуги) ще имат право на един представител в бизнес събранието, независимо от броя на заседанията, които представляват.
3. Военнослужебните органи се насърчават да изпратят максимален брой свои представители.

Раздел 10 – Регистрация и ориентация за събранието

1. Всички, които ще присъстват на събранието, ще трябва да се регистрират чрез регистрационната форма.
2. Ориентационна сесия за представителите ще се проведе по време на или преди събранието

Раздел 11 – Избор на орган за хостинг услуги за годишното хибридно събрание

1. До две години преди събранието, което ще бъде домакин, ще бъде избран орган, отговарящ за приемащата организация.
2. Специална комисия, която да намери място за следващото събрание, ще бъде назначена от борда на събранието, ако не е избран орган за домакинска служба.

Раздел 12 – Такса за регистрация

1. Ще има регистрационна такса за Годишното хибридно събрание.
2. Таксата за регистрация в размер до 100 британски лири (еквивалента в други валути) се заплаща (от всеки гласуващ член) при регистрация.

Раздел 13 – Съдържание на събранието

Дейността на събранието може да се състои от следното:

1. Въпрос относно докладите.
2. Избор на длъжностни лица.
3. Избор на делегат(и) на Световната конференция за бизнес услуги.
4. Разглеждане на предложения.
5. Работилница, водена от попечителя за връзка по въпросите на превода.
6. Работилница за дигиталната работа в региона.
7. Бюджетен семинар.
8. Провеждане на заседания на комисии
9. Избор на председатели на комисии
10. Всякакви други въпроси, счетени за подходящи от управителния съвет.

Раздел 14 – Спешни бизнес предложения

1. Новите предложения за спешни случаи (подадени по-малко от 90 дни преди събранието) трябва да бъдат подадени до управителния съвет в срок, определен от регионалния председател.
2. За да се счита едно предложение за спешно, то трябва да отговаря на следните условия:
   1. Предложението трябва да се отнася само до нови дела, а не до изменения в устава.
   2. Въпросът е от спешен характер и е важен за OA или Регион 9 като цяло и неразглеждането на предложението незабавно вероятно би било вредно за благосъстоянието на OA или Регион 9.
3. Предложенията за нови спешни бизнес процеси първо трябва да получат мнозинство от гласовете на Комисията за преглед на предложенията, за да бъдат внесени в залата.
4. За приемане на предложенията за спешни нови бизнес дейности е необходимо мнозинство от две трети от гласовете на представителите.

Член 3 – Финансови политики

Раздел 1 – Финансов пейзаж

1. Регион 9 не разполага със собствени финанси
2. - Благотворителна инкорпорирана организация. държи всички средства
3. Бордът на регион 9 ще представя копие от предложения бюджет на Благотворителната организация ежегодно.
4. На Регион 9 са дадени бюджетните изисквания, договорени въз основа на посочените по-долу принципи, чрез безвъзмездни средства от Благотворителната организация.
5. Регион 9 се финансира чрез вноските на членове, групи и обслужващи организации към Благотворителната инкорпорирана организация.
6. Фискалната година протича в съответствие с фискалната година на Благотворителната организация.

Раздел 2 – Общи принципи на финансовите операции

1. Регион 9 трябва да поддържа разумен резерв, равен на едногодишните стандартни оперативни разходи. Стандартните оперативни разходи и формулата за изчисление ще бъдат посочени в бюджета за ежегодно съгласуване.
2. Регион 9 ще функционира в рамките на договорен бюджет, който ще бъде използван, както следва:
   1. Балансиран бюджет за следващата фискална година се предлага от касиера и Управителния съвет на годишното хибридно събрание преди началото на фискалната година.
   2. Бюджетът на Регион 9 трябва да бъде приет на годишното хибридно събрание.
   3. Балансът на хазната включва както разумния резерв, така и общите оперативни фондове.
   4. Всеки бюджетен елемент, одобрен от Асамблеята, може да бъде изменен от Управителния съвет само с единодушно гласуване, в зависимост от наличните средства.
   5. Писмо за отпускане на безвъзмездна помощ, което се представя на благотворителната организация, заедно с договорения бюджет, след което благотворителната организация отпуска безвъзмездни средства въз основа на бюджетните редове.
3. Всички средства от Регион 9 се държат в банковата сметка на Благотворителната организация, намираща се в Обединеното кралство, и се управляват в съответствие с местните финансови разпоредби.
4. Когато наличните средства са недостатъчни за пълно финансиране на всички дейности, касиерът уведомява Управителния съвет, който определя приоритети въз основа на текущото финансово състояние.
5. Всички финансови операции ще се извършват с прозрачност, отчетност и фискална благоразумност, в съответствие с Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции за служба на OA.

Раздел 3 – Политики за разходи и възстановяване на разходи (Общи насоки)

1. Разходите, направени при изпълнението на работа, одобрена от Общото събрание или Управителния съвет, подлежат на възстановяване.
2. Всички възстановени разходи трябва да останат в рамките на бюджетните разпределения.
3. В случай че се окаже, че бюджетната сума е недостатъчна:
   1. Бюджетните промени трябва да бъдат представени писмено на касиера най-малко седем (7) дни преди следващото заседание на Управителния съвет.
   2. Заявките трябва да включват ясна обосновка и прогнозни нови/изменени разходи.
   3. Отмените трябва да бъдат одобрени единодушно от Управителния съвет, преди да бъдат направени разходите.
4. Заявление за разходи трябва да бъде попълнено и подадено до касиера за одобрение преди каквото и да е възстановяване или авансово отпускане на средства.
5. Разписките трябва да бъдат представени не по-късно от 90 дни след извършване на разходите.
6. Неизползваните средства трябва да бъдат върнати в рамките на 60 дни от датата на извършване на разходите.

Раздел 4 – Политики за разходи и възстановяване на разходи (Финансиране на пътувания)

1. Длъжностите, за които е допустимо възстановяване на пътни разходи, ще бъдат ограничени до:
   1. Събрание и конвенция на Регион 9 (вижте Раздел 4)
      1. Членове на Управителния съвет на Регион 9
      2. Парламентаристът
      3. Председатели на комисии
      4. Представители.
   2. Регионалният председател за участие в Световната конференция за бизнес услуги, Световната конвенция за услуги и заседанията на Комитета на регионалните председатели.
   3. Номинирани за попечители на Световната конференция за бизнес услуги.
   4. Делегати на Световната конференция за бизнес услуги в Регион 9, до максимум пет (5), в зависимост от наличните средства.
   5. Всяко допълнително пътуване, одобрено с мнозинство от гласовете на Управителния съвет или Общото събрание.
2. Възстановяването на разходите ще бъде ограничено до: транспорт, настаняване (двойно настаняване), храна, визи и такси за регистрация.
3. Всякакви разумни промени трябва да бъдат одобрени с мнозинство от гласовете на Управителния съвет или Общото събрание.

Раздел 5 – Финансиране за участие в събрания и конгреси

1. Очаква се членовете да изберат най-рентабилните варианти за пътуване и настаняване.
2. Финансова помощ може да бъде предоставена на:
   1. Членове на борда
   2. Парламентаристът
   3. Председатели на комисии
   4. Представители
   5. Службите, които не могат самостоятелно да финансират представител
   6. Държави с единична среща, свързани с Регион 9.
3. Когато даден представител се финансира от Регион 9, този сервизен орган има право само на един член с право на глас.
4. Очаква се службите, получаващи помощ, да финансират част от разходите на своите представители, когато е възможно.
5. Разходите за кандидатстване за виза могат да бъдат предварително съгласувани с касиера и платени авансово, когато това е одобрено.
6. Разходите за анулиране на виза могат да бъдат възстановени по преценка на касиера.
7. Заявки, получени след определения краен срок 1 юни, няма да бъдат разглеждани, с изключение на заявки за органи, сформирани след крайния срок. Тази дата може да бъде променена с единодушно одобрение от управителния съвет, ако е необходимо.

Раздел 6 – Фонд за подкрепа на делегатите

1. Регион 9 предоставя финансова помощ на сервизни органи или на срещи, действащи като сервизни органи, за изпращане на делегати на Световната конференция за бизнес с услуги, където те иначе не биха могли да присъстват.
2. Помощта е ограничена от наличните средства по бюджетния ред „Фонд за подкрепа на делегати“.
3. Всички органи на службите ще получат равно дял от общия бюджет, освен ако няма единодушно одобрение от страна на управителния съвет за преструктуриране за една година.
4. Заявленията трябва да бъдат подадени, като се използва одобреният формуляр за подкрепа на делегати от Регион 9, наличен на https://oa.org или на уебсайта на Регион 9.
5. Органите за услуги, получаващи финансиране, трябва:
   1. Да има поне един регистриран представител от Регион 9
   2. Запишете този представител като присъстващ на настоящото събрание
6. Ако общият размер на заявките надвишава наличните средства, касиерът уведомява Световния офис за недостига до 1 ноември, използвайки одобрения формуляр на Световния офис за услуги.

Раздел 7 – Фондове за превод и проекти

1. Всяка фискална година Регион 9 включва в годишния си бюджет бюджетен ред „Фонд за преводи и проекти“.
   1. Формулярите за кандидатстване ще бъдат достъпни на уебсайта на Регион 9.
   2. Касиерът изпраща напомняния до 1 декември и 1 май всяка година.
   3. Крайни срокове за кандидатстване: 1 февруари и 1 юли. Решенията на Управителния съвет се вземат до 1 март и 1 август, а уведомленията се издават съответно до 1 април и 1 септември.
2. Критерии за финансиране на преводи
   1. Приоритет ще бъде даден на обслужващи организации, които отговарят на следните два критерия:
      1. Все още нямат литература за отворен достъп на техния език.
      2. Вече съм превел Речника на Световната служба, Дванадесетте стъпки, Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции на Анонимните преяждащи.
      3. Свързах се с комисията по преводи за подкрепа.
      4. Ще превеждам книгата „Дванадесетте стъпки“ и „Дванадесетте традиции на анонимните преяждащи“.
3. Заявлението за финансиране на преводи трябва да показва
   1. Списък на съществуващите преводи и всякаква предишна финансова помощ от Световния офис за услуги или Регион 9.
   2. Значителен принос към разходите за превод.
4. Заявленията за финансиране на проекти трябва да показват
   1. Списък на проекти, реализирани през последните пет години.
   2. Опишете подробности за предишна финансова помощ, получена от Световния офис за услуги или Регион 9.
   3. Значителен принос към разходите по проекта.

Раздел 8 – Набиране на средства

1. Регион 9 може да продава продукти или стоки за набиране на средства на Световната конференция за бизнес услуги и други събития на OA, за да набира средства.
2. Касиерът, подпомаган от доброволци, ще набавя, закупува и управлява продажбите на стоки в съответствие с бюджета и принципите на OA.
3. Целият излишък се депозира в сметката на Регион 9 и се отчита в годишния финансов отчет.

Раздел 9 – Приноси към Седмата традиция

В съответствие със Седмата традиция, Регион 9 кани всички групи и организации, предоставящи услуги, да допринесат финансово, след като заделят собствените си оперативни разходи и разумни резерви.

1. Касиерът ще изпраща периодични напомняния, насърчаващи дарения.
2. Когато препращат дарения до Световния офис за услуги чрез Регион 9 Благотворителна организация, дарителите трябва ясно да посочат:
   1. Сумата, предназначена за Световния офис за услуги.
   2. Целта (общо дарение, авторски възнаграждения или друг специфичен фонд).
3. При поискване, благотворителната корпорация на Регион 9 ще издаде имейл с потвърждение за получаването и разпределението.

Член 4 – Благотворителна организация

Раздел 1 – Цел

1. Благотворителната инкорпорирана организация съществува като юридически отделна организация, която администрира активите и сметките на регион OA 9 в съответствие със:
   1. Данъчните и благотворителните закони на Англия и Уелс
   2. Дванадесетте стъпки, дванадесетте традиции и дванадесетте концепции за служене на OA
   3. Уставът на OA Inc., Подчаст Б, и
   4. Правилникът и ръководството за политики на регион OA 9.
   5. Бюджетът, както е договорен на събранието и в управителния съвет на Регион 9.
2. Благотворителната организация не може да се занимава с никаква несвързана дейност или да държи активи за лични или търговски цели.

Раздел 2 – Попечители

1. Благотворителната организация трябва да има най-малко трима (3) попечители, единият от които трябва да е настоящ член на Управителния съвет от Регион 9, който служи като връзка с Управителния съвет на Благотворителната организация.
   1. Касиерът ще бъде дисквалифициран от функцията на връзка.
2. Попечителите се назначават от Управителния съвет на Регион 9 и се одобряват от Общото събрание.
3. Попечителите трябва или:
   1. Бъдете член на OA, който:
      1. Присъствал е на поне едно предишно събрание на Регион 9
      2. Има поне една година текущо въздържание
      3. Демонстрира служба на ОА
      4. Не е обявявал/а фалит през последните 6 години
      5. Може да отговаря бързо на заявки; или
   2. Бъдете специален работник със съответните финансови, правни или административни умения, както е определено в политиката за OA.
4. Управителният съвет може да назначи специален попечител, който да запълни липса на умения или да осигури спазването на разпоредбите за благотворителната организация.
5. Попечителите служат съгласно духовните принципи на OA и действат в съответствие с волята на Асамблеята.
6. Мандатът на попечителите е три години, който може да се поднови веднъж по взаимно съгласие.

Раздел 3 – Финансово управление

1. Благотворителната организация държи и управлява всички банкови сметки в Регион 9, сметки в PayPal и всички други одобрени финансови инструменти.
2. Всички тегления или разходи трябва:
   1. Да бъде представено от касиера (или председателя за разходите на касиера) и подкрепено от друг член на Управителния съвет на Регион 9
   2. Съобразяване с одобрения годишен бюджет
   3. Спазвайте банковите и благотворителни разпоредби на Обединеното кралство
3. Благотворителната организация може да предложи допълнителни финансови услуги или продукти за улесняване на дарения, обработка на плащания или управление на фондове, при условие че бъдат одобрени от Управителния съвет или Общото събрание.
4. Благотворителната организация е длъжна да поддържа точни и пълни записи, включително:
   1. Всички приходи и разходи
   2. Копия на фактури, касови бележки и оторизации
   3. Съгласуване на сметки.
5. Благотворителната организация предоставя финансови документи на Управителния съвет на Регион 9 при поискване и редовно докладва чрез назначеното лице за връзка.
6. Благотворителната организация може да приема определени средства за специални проекти или преводачески дейности, при условие че тези средства са официално учредени от Общото събрание.

Раздел 4 – Одит, докладване и надзор

1. Сметките на благотворителната организация се одитират ежегодно от квалифицирано лице или фирма, одобрени от Управителния съвет.
2. Благотворителната организация е длъжна да изготви годишен доклад и финансов отчет за представяне на:
   1. Комисията по благотворителност на Англия и Уелс
   2. Асамблеята на регион 9 на ОА
3. Докладите трябва да включват ясно обобщение на
   1. Приходи и разходи
   2. Активи и пасиви
   3. Спазване на закона за благотворителност и принципите на OA.
4. Благотворителната организация ще осигури навременно и точно подаване на информация до всички регулаторни органи.
5. Благотворителната организация трябва да се стреми да поддържа адекватно застрахователно покритие, включително защита от отговорност и лоялност за своите служители и попечители, както е определено от Управителния съвет.
6. При поискване, Благотворителната организация предоставя на Управителния съвет актуални банкови извлечения и финансови актуализации.

Член 5 – Задължения на членовете на Управителния съвет

Раздел 1 – Общи задължения

1. Служи като пазител на Дванадесетте стъпки, Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции за служение на OA.
2. Изпълняват задълженията на своите длъжности в съответствие с Устава и настоящото ръководство за политики и процедури.
3. Запознайте се с и поемете отговорност за спазването на: Правилника и наръчниците за политики и процедури на Регион 9 и Световния офис за обслужване.
4. Помага на другите да се запознаят с Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции за служба в ОА.
5. Подайте писмен отчет до Регион 9 най-малко 70 дни преди следващото събрание.
6. Отговаряйте навреме на цялата кореспонденция, телефонни обаждания и въпроси.
7. Служи като връзка между борда и комисиите, определена от председателя.
8. Служи в Управителния съвет на Регион 9.
9. Присъствайте на заседанията на управителния съвет.
10. Периодично проверявайте и координирайте актуализирането на различни документи, включително, но не само, Vital Link, Bid to Host Assembly and Convention и Region 9 Best Practices.
11. Осигурете спазване на Дванадесетте стъпки, Дванадесетте традиции и Дванадесетте концепции за служба на OA в Регион 9.
12. Изпълнявайте задълженията, подробно описани в Устава и Наръчника с политики.
13. Отговаряйте своевременно на цялата кореспонденция и запитвания. В началото на всеки срок, бордът ще определи какво е „своевременно“.
14. Поддържайте регистър на активите и паролите. Секретарят ще отговаря за поддържането на този списък в Google Drive.
15. Улеснявайте провеждането на семинари „Служба, традиции и концепции“, когато и където е възможно, в рамките на Регион 9 и посещавайте други събития в Региона, където бюджетът позволява, или за сметка на страната, домакин на събитието OA.
16. Свържете се с държави и организации, предоставящи услуги, които не присъстват на събранието или не са в контакт с Регион 9.
17. Администрирайте менторската програма

Тези задължения и специфичните за ролите по-долу могат да бъдат коригирани според нуждите за безпроблемно функциониране; всички промени ще бъдат съобщени на следващото събрание.

Раздел 2 – Председател

1. Председателства на:
   1. Заседания на борда
   2. Събрание на регион 9
2. Подготвя дневния ред за всички заседания на управителния съвет и общите събрания.
3. Участва в Световната конференция за бизнес услуги от името на Регион 9.
4. Член е на Комитета на регионалните председатели на Световната конференция за бизнес услуги и присъства на заседанията на комитета.
5. Работи с попечителя по въпроси, които пряко засягат региона.
6. Действа като пряк ръководител на всички специални работници (платен персонал) от името на Управителния съвет. Председателят може да назначи друг член на управителния съвет да изпълнява тази роля.

Раздел 3 – Заместник-председател

1. Поема всички задължения на председателя при негово отсъствие или по негово искане.
2. Подпомага другите служители при изпълнение на техните задължения.
3. Други задължения, каквито са възложени.

Раздел 4 – Секретар

1. Води протоколи от всички заседания на събранията и управителния съвет.
2. Секретарят по време на събранието ще бъде отговорен за създаването на протокола и ще бъде отговорен за получаването на копия от всяка информация, която ще бъде включена в протокола.
3. Протоколът ще съдържа:
   1. Дата/час и място на събранието на Регион 9
   2. Имената на присъстващите служители
   3. Запис на предприетите действия по протокола от предишното заседание
   4. Точната формулировка на всяко предложение, както е гласувано, и дали е прието или не
   5. Вносителят и вторият на всяко предложение
   6. Преброяването на гласовете „за“ и „против“.
   7. Процедурни въпроси и обжалвания
4. Секретарят ще предостави, в рамките на шестдесет (60) дни след Общото събрание, проект на протокола от Общото събрание за Комисията по преглед на протоколите.
   1. Членовете на комисията ще предоставят на секретаря допълнения или корекции в срок от двадесет и осем (28) дни след получаване на протокола.
   2. Ако има несъответствие, секретарят ще прегледа записа и ще уведоми комисията.
   3. След като комисията бъде уведомена за съдържанието на записа, тя ще гласува за включването или премахването на всички открити несъответствия по който и да е елемент от протокола. Това изисква мнозинство от две трети.
5. Ще изпратя копие от окончателния неодобрен протокол за публикуване на уебсайта.
6. Изпратете формулярите за кандидатстване на номинирани за попечители до Световния офис за услуги в рамките на една седмица от потвърждаването на кандидатите.
7. Изпратете уведомление за събранието до всички органи на службите и независими събрания в Регион 9.
8. Носете отговорност за актуализирането на поименното свикване както за, така и по време на събранието.
9. Други задължения, каквито са възложени.

Раздел 5 – Касиер

1. Координира работата си с Благотворителната организация, членовете на управителния съвет, банкера, комитетите и платения персонал по финансови и бюджетни въпроси в региона.
2. Предоставя тримесечни финансови актуализации на Управителния съвет.
3. Подготвя годишен бюджет за одобрение от събранието.
4. Поддържа финансови записи.
5. Предоставя годишен отчет за всички получени вноски, приходи и разходи.
6. Шест месеца преди събранието, информирайте членовете на управителния съвет, парламентариста, служебните органи и представителите за текущото финансово състояние; напомнете им и за процедурите за възстановяване на разходите.
7. Други задължения, каквито са възложени.

Раздел 6 – Дигитален служител

1. Да ръководи Дигиталния комитет и да делегира задачи на членовете на комитета, когато е уместно.
2. С помощта на Цифровия комитет се гарантира, че следното остава функционално и актуално:
   1. Уебсайт на региона
   2. Имейл акаунти в региона
   3. Споделен диск / съхранение на документи
   4. Форми
3. Осигуряване на изпълнението на действията, договорени от Управителния съвет.
4. Отговаряйте на запитвания, свързани с дигиталните технологии, от служители.
5. Координиране на обучението и подкрепата за управителния съвет, комитетите и доброволците на Регион 9 относно дигитални инструменти и най-добри практики.
6. Докладвайте за всякакви дигитални проблеми, изискващи вниманието на Управителния съвет.
7. Поддържайте опростен файл за предаване на длъжността за бъдещите служители.
8. Други задължения, каквито са възложени.

Член 6 – Парламентарен член

1. Задълженията на парламентариста са да подпомага съвета и събранието в парламентарните процедури, по време на събранието и през цялата година.

Член 7 – Комитети

Раздел 1 – Общи насоки

1. Всеки комитет ще спазва всички останали насоки, одобрени от управителния съвет.
2. Всеки председател на комисията ще бъде избран от общото събрание.
   1. Председателят на комисията може да служи до два мандата от по две години
   2. Дигиталният комитет ще бъде освободен от избори, тъй като дигиталният служител наблюдава работата на комитета.
3. Всеки председател на комисията трябва да отговаря на определени изисквания
   1. Всеки човек трябва да бъде единственият съдия за своето въздържание от компулсивно хранене и компулсивно хранително поведение.
   2. Председателите на комисии трябва да имат шестмесечно текущо непрекъснато въздържание.
   3. Ако председател на комисията не отговаря на тези изисквания, той трябва да подаде оставка от поста си.
4. В случай на освобождаване на място за председател на комисията по средата на мандата, Управителният съвет ще бъде уведомен и ще назначи изпълняващ длъжността председател (след обсъждане с комисията) до следващото събрание.
5. Задължения на председателите на комисиите:
   1. Подавайте отчет за дейностите 70 дни преди всяко събрание
   2. Поддържайте подробни досиета, в които са описани дейностите на комитета, използвайки одобрени от региона ресурси и технологии
   3. Представете предложение за годишен бюджет на касиера най-малко 90 дни преди събранието, на което ще бъде разгледан.
6. Следните комисии ще обслужват Регион 9:
   1. Активен обхват
   2. Устав
   3. Цифров
   4. Преглед на предложенията
   5. Обслужване, традиции и концепции
   6. Превод и устен превод
7. Събранието и Управителният съвет могат да създават комисии, ако е необходимо.
8. Всички членове на Анонимни преяждащи могат да участват в комитети и се насърчават да го правят като част от приноса си по седма традиция към Регион 9

Раздел 2 – Координатори на услуги

1. Координаторите на услуги са членове на Регион 9, които извършват специфични дейности по услуги за Регион 9 или за Управителния съвет на Регион 9. Те:
   1. Осигурете ясни линии на комуникация и отчетност между комисиите и Общото събрание/Управителния съвет на Регион 9.
   2. Учредяват се от Общото събрание или от Управителния съвет.
   3. Избират се измежду членовете на Регион 9 и се назначават от Управителния съвет.
2. Всеки координатор е назначен към една или повече комисии.
3. Назначенията на комисиите и отговорностите за връзка се определят от Управителния съвет.
4. Подавайте отчет за дейностите 70 дни преди всяко събрание.
5. Настоящи координаторски позиции
   1. Събития
   2. Новини и съобщения
   3. спонсорство
   4. Писмо за добре дошли

Член 8 – Подкрепа при превод

1. Комитетът по превод и устен превод, с помощта на попечителя, ще подпомага службите с процесите, необходими за превода на литературата за отворен достъп.
2. Сервизните органи се насърчават да си поставят за цел да преведат колкото е възможно повече литература за отворен достъп, като имат предвид необходимостта от избягване на дублиране на усилия и от работа с други сервизни съвети, които говорят същия език.

Член 9 – Цифрови политики

Раздел 1 – Общи политики

1. Регион 9 ще получи и ще поддържа домейн(и) и поддомейни, необходими за безпроблемното функциониране на Региона.
2. Регион 9 трябва да осигури достатъчно средства в годишния бюджет за заплащане на хостинг на уебсайта и свързаните с него разходи.
3. Регистрираните срещи и сервизни органи в рамките на OA могат да изпращат материали за публикуване на уебсайта..
4. От лицата, на които е издаден имейл адрес от Регион 9, се изисква да го използват за своите задължения в Регион 9.
5. Съобщения, информиращи нашите членове за новини и свързани с тях материали, ще бъдат изпращани при необходимост.
6. Електронен архив с основни материали ще се поддържа от Управителния съвет на Регион 9.

Раздел 2 – Цифрово оборудване

1. За да подпомогне ефективната комуникация, воденето на записи и достъпността, Регион 9 може да предостави дигитален бележник (като Rocketbook) и/или компютър на всеки служител на борда или председател на комисия, който се нуждае от такъв, за да изпълнява задълженията си.
   1. Устройствата се предоставят при поискване, в зависимост от наличността на бюджета.
   2. Заявките трябва да бъдат подадени до управителния съвет на Регион 9 за преглед и одобрение.
   3. Цялото оборудване остава собственост на Регион 9 на ОА и трябва да се използва само за бизнеса на Регион 9 на ОА.
   4. От служителите и председателите се очаква да се грижат за оборудването, да го поддържат в добро работно състояние и да го връщат в края на мандата си или когато бъдат поискани.
   5. Служителят по цифровите технологии и Комитетът по цифровите технологии ще координират техническата поддръжка и ще определят кога са необходими подмяна, надстройки или ремонти.
   6. Преди това използвани или ремонтирани устройства могат да бъдат преиздадени.
   7. Ще бъдат взети предвид нуждите от достъпност; служителите или председателите с увреждания могат да поискат помощни технологии или адаптивен софтуер.
   8. При връщането, Дигиталният комитет ще гарантира, че всички устройства са фабрично нулирани и всички поверителни данни са сигурно премахнати.
   9. Цифровият комитет ще предоставя годишен доклад за оборудването, разходите и препоръки за бъдещи плащания.

Раздел 3 – Съдържание на уебсайта

1. Комитетът по цифрови технологии гарантира, че се спазват изискванията за лична анонимност и съответствие при публикуване на материали на уебсайта или във формат, различен от директна имейл комуникация.
2. Всички материали, подадени за публикуване на уебсайта, ще бъдат прегледани от титуляра на длъжността коректор, за да се гарантира, че отговарят на договорените стандарти за точност, уместност и съответствие преди публикуването им.
3. Акроними и съкращения ще се избягват, където е възможно, с изключение на OA, за да се насърчи яснотата, достъпността и разбирането за всички читатели.
4. Използването на лични имена в доклади, новинарски материали, листовки или други публикувани ресурси е нежелателно и трябва да се избягва, където е възможно.
5. Когато включването на името на дадено лице се счита за необходимо, лицето трябва да даде изрично съгласие, като подпише декларация за отказ от права върху използването на име, с която потвърждава съгласието си за публикуване на името си.
6. Не може да се публикуват материали, съдържащи името на дадено лице, освен ако не са получени, проверени и съхранени по подходящ начин всички необходими декларации за отказ от права.
7. Ако не е предоставен подписан отказ от права, името на лицето трябва да бъде премахнато преди публикуване.

Член 10 – Седмица на регион 9

Раздел 1 – Седмица на регион 9

1. Седмицата на Регион 9, провеждана през първата седмица на септември, е предназначена да достигне до нашите членове и все още страдащите от компулсивно ядене, където и да живеят в регион 9.
2. Отговорността за това пада върху всички стипендианти, съгласно обещанието за отговорност. Бордът ще се съсредоточи върху международната работа и стипендиантите се насърчават да подкрепят това и да се свържат с по-близките си домове през тази седмица.

Член 11 – Изменения

Раздел 1 – Наръчник за политики и процедури

1. Това ръководство за политики и процедури може да бъде изменено с мнозинство от гласуващия орган на събрание на Регион 9.
2. Предложените изменения трябва да бъдат представени на Комисията за преглед на предложенията на Регион 9 най-малко деветдесет (90) дни преди Общото събрание на Регион 9 за преглед.
   1. Предложение за изменение може да бъде подадено от: Управителния съвет на Регион 9, сервизен орган на Регион 9 или комитет на Регион 9.
   2. Комисията по разглеждане на предложенията ще работи с вносителя на предложението, за да се увери, че предложението му е редовно.
   3. Комисията за преглед на предложенията представя тези предложени изменения в писмена форма на председателя на Регион 9 най-малко седемдесет и пет (75) дни преди Общото събрание на Регион 9.

Раздел 2 – Промени в устава на OA, Inc.

1. След получаване на уведомление от Световния офис за услуги за изменения в Устава на OA, Inc. или Наръчника с политики, приети на Световната конференция за бизнес услуги, Управителният съвет на Регион 9 ще оцени този Наръчник с политики и процедури, за да се увери, че не съществува противоречие.
   1. Единодушно споразумение на Борда: Ако Бордът единодушно се съгласи, че е необходима промяна, той може да направи тези актуализации директно. Уведомлението за тези актуализации трябва да бъде изпратено до всички служби в Регион 9 в рамките на 30 дни от актуализацията.
   2. Неединодушно споразумение на Управителния съвет: Ако няма единодушно съгласие от Управителния съвет, предложената актуализация се внася в Общото събрание на Регион 9 за разглеждане и гласуване.

Раздел 3 – Спешни случаи

1. Новите предложения за спешни случаи (подадени по-малко от 90 дни преди събранието) трябва да бъдат подадени до управителния съвет в срок, определен от регионалния председател.
2. За да се счита едно предложение за спешно, то трябва да отговаря на следните условия:
   1. Предложението трябва да се отнася само до нови дела, а не до изменения в устава.
   2. Въпросът е от спешен характер и е важен за OA или Регион 9 като цяло и неразглеждането на предложението незабавно вероятно би било вредно за благосъстоянието на OA или Регион 9.
3. Предложенията за нови спешни бизнес процеси първо трябва да получат мнозинство от гласовете на Комисията за преглед на предложенията, за да бъдат внесени в залата.
4. За приемане на предложенията за спешни нови бизнес дейности е необходимо мнозинство от две трети от гласовете на представителите.