Доклад на Дигиталния комитет на регион 9 на ОА
Събранието ще започне в 8:00 ч. в сряда, 30 септември. За да се чувствате освежени, насърчаваме членовете да пристигнат във вторник, 29 септември, в късния следобед или ранната вечер. Събранието ще приключи около 16:00 ч. в петък, 2 октомври 2026 г. Конвенцията ще започне в петък, 2 октомври 2026 г., ранната вечер и ще приключи не по-късно от 14:00 ч. в неделя, 4 октомври 2026 г.
Имената, акронимите и кратките форми са премахнати или редактирани за съответствие с политиката за отворен достъп.
Въведение
След предишното събрание на Регион 9, Комитетът по цифрови технологии продължи да подкрепя уебсайта на Региона, комуникациите, цифровите системи и подготовката за предстоящото събрание.
Комитетът вече работи, използвайки по-съвместен и делегиран модел. Като изпълняващ длъжността дигитален служител, аз осигурявам цялостен надзор, поддържам отчетност пред Управителния съвет на Регион 9 и помагам да се гарантира, че работата на Комитета отразява приоритетите на Региона. По-голямата част от практическата работа обаче се извършва от членовете на Дигиталния комитет.
По-специално, заместник-председателят пое водеща роля в управлението на ежедневното работно натоварване на Комитета, координирането на дейностите и напредъка на проектите. Това ни помогна да се откажем от зависимостта от един човек, който да извършва цялата дигитална работа, и създаде по-устойчив и гъвкав начин на работа.
Структура и развитие на комитета
Комитетът продължи да укрепва вътрешните си работни договорености.
Това включва:
- Делегиране на повече отговорности на членовете на комисията.
- Подпомагане на заместник-председателя в управлението на ежедневните дейности на Комитета.
- Предоставяне на обучение и практически опит на заместник-председателя във всички отговорности на дигиталния служител.
- Подобряване на приемствеността и намаляване на риска, свързан с това, че цифровите знания се съхраняват само от едно лице.
- Поддържане на комуникация между Комитета по дигитализация, Управителния съвет на Регион 9 и други регионални комитети.
Като изпълняващ длъжността дигитален директор, аз продължавам да осигурявам стратегически надзор, да се занимавам с въпроси, изискващи ескалация или участие на Управителния съвет, и да гарантирам, че дигиталната работа на региона остава координирана.
Уебсайт на Регион 9
Комитетът продължи да поддържа и развива уебсайта на Регион 9.
Завършената или текуща работа включва:
- Публикуване на новини, съобщения и актуализации от Управителния съвет и комитетите на Регион 9.
- Създаване и актуализиране на страници за дейности, събития, политики и възможности за услуги в региона.
- Преглед на информацията, за да се гарантира, че съдържанието на уебсайта остава точно и актуално.
- Подобряване на организацията и представянето на информацията, така че членовете да могат да намират ресурси по-лесно.
- Подпомагане на други комисии при публикуването на тяхната информация и материали.
- Създаване на новинарски страници, които могат да се споделят и чрез имейл комуникации в региона.
- Премахване или актуализиране на остаряла информация, където е била идентифицирана.
- Подготовка за увеличения обем работа по уебсайта, свързан със следващото събрание.
Временно изпълняващият длъжността дигитален директор и заместник-председателят се подготвят да тестват следващата версия на темата за уебсайта OA Hope. Намерението е темата да се тества върху тестова версия на уебсайта, преди да бъдат направени каквито и да било промени в сайта. Това ще позволи на Комитета да идентифицира проблеми със съвместимостта, достъпността или оформлението, преди да реши дали да въведе новата версия.
Мобилно приложение за регион 9
Основен проект през този период е разработването на мобилно приложение за Регион 9.
Създадена е базова версия на приложението за Android и Комитетът е работил по тестването и изискванията на Google Play.
Работата по приложението включваше:
- Разработване на първоначалната версия на Android.
- Създаване и актуализиране на иконата на приложението и екрана за стартиране.
- Подготовка на заглавието, описанията и информацията за магазина на приложението.
- Изготвяне на екранни снимки и други материали, необходими за публикуването в Google Play.
- Набиране на членове за участие в затворено тестване.
- Подготовка на структурирани въпроси за събиране на обратна връзка от тестващите.
- Събиране на обратна връзка относно външния вид, използваемостта и полезността на приложението.
- Правене на промени след обратна връзка от тестери, включително подобрения в логото и екрана за стартиране.
- Работа по техническите изисквания на Google Play, включително пакети приложения, споразумения за подписване и изисквания за целевия Android API.
- Подготовка на информацията, необходима за демонстриране, че приложението е готово за производство.
- Преглед на това как новините, съдържанието на уебсайта, известията и регионалните ресурси ще се показват чрез приложението.
Работата по по-широкото пускане на версията за Android продължава.
Започна и подготвителна работа за версия за iOS. Това включва преглед на процесите за разработчици на Apple и App Store Connect, тестване TestFlight, сертификати, информация за приложенията и изискванията за публикуване чрез Apple App Store.
Дългосрочната цел е членовете да имат по-лесен мобилен достъп до новини от Регион 9, информация за Асамблеята, събития и ресурси за възстановяване.
Цифрови комуникации
Комитетът продължи да подкрепя комуникациите за Регион 9.
Това включва:
- Подготовка на новинарски публикации от уебсайта за разпространение чрез Moosend.
- Подкрепа за публикуването на регионалните обявления.
- Подкрепа на други комисии, когато се нуждаят от публикуване или разпространение на информация.
- Насърчаване на комисиите да представят информация рано, особено с наближаването на подготовката за събранието.
- Преглед на списъците за разпространение и договореностите за имейл в региона.
- Съдействие за осигуряване на насочване на членовете от комуникационната система към точна и актуална информация на уебсайта на региона.
Комитетът работи за по-съгласуван подход, при който актуализациите на уебсайта, имейл комуникациите и известията в мобилните приложения се подкрепят взаимно.
Онлайн формуляри
Комитетът подкрепи разработването и прегледа на онлайн формуляри за Регион 9.
Това включва работа, свързана с:
- Заявки за финансиране.
- Искания за възстановяване на разходи.
- Регистрация на събранието.
- Заявления и заявления за интерес.
- Формуляри за обратна връзка и тестване.
- Заявления за комитети и услуги.
Комитетът също така проверява формуляри, връзки и процеси за потвърждение, за да намали риска членовете да не могат да попълнят или изпратят информация.
Имейл акаунти, достъп и дигитална администрация
Комитетът продължи да преглежда по-широката цифрова администрация на региона.
Работата е включвала:
- Преглед на имейл акаунти и списъци за разпространение в региона.
- Проверка дали е предоставен достъп на съответните доверени служители.
- Преглед на разрешенията, свързани с уебсайтове, формуляри и дигитални услуги.
- Преглед на Google Cloud, Firebase и свързаните с тях технически настройки, свързани с дигитални проекти в региона.
- Вземане предвид на сигурността, непрекъснатостта и подходящия достъп при въвеждането на нови системи.
Тази работа има за цел да гарантира, че цифровите услуги на Регион 9 не зависят изцяло от едно лице и че достъпът може да се прехвърля безопасно при ротация на доверени служители.
Брандиране на региона
Комитетът е предприел работа, свързана с дигиталната идентичност и брандиране на Регион 9.
Това включва:
- Преглед на възможните регионални слогани и идеи за брандиране.
- Разработване и преглед на концепции за лого.
- Подготовка на подходящи брандиращи материали за приложението Region 9.
- Актуализиране на логото на приложението и екрана за стартиране след обратна връзка.
- Осигуряване на подходящо и последователно използване на брандиране на отворения достъп (OA).
- Обмисляне на това как ще изглежда брандирането в уебсайта, приложението и дигиталните комуникации.
По-широките дискусии относно брандирането на региона продължават.
Подготовка и поддръжка на монтажа
Подкрепата за Асамблеята на Регион 9 е една от най-големите области на отговорност на Цифровия комитет.
Комитетът се подготвя да:
- Създайте и актуализирайте секцията „Сглобяване“ на уебсайта.
- Публикувайте информация за регистрация.
- Публикувайте предложения, доклади, заявления и подкрепящи документи.
- Организирайте документите така, че членовете да могат лесно да ги намират.
- Проверете връзките, оформлението на страниците и формулярите.
- Публикувайте изменения или коригирани документи, когато е разрешено.
- Подкрепете разпространението на информация за Асамблеята чрез Moosend.
- Архивирайте материалите от събранието по подходящ начин след събитието.
- Съдействие с други дигитални нужди, възникващи преди и по време на събранието.
Подготовката за събранието може да включва повече от 60 доклада, предложения, информационни документи и други документи. Поради това Комисията насърчава служителите, комисиите и вносителите на предложения да предоставят материали възможно най-рано.
Превод и достъпност
Комитетът продължава да разглежда достъпността като част от своята работа.
Това включва:
- Ясно организиране на информацията в уебсайта.
- Като се има предвид опита на членовете, използващи мобилни устройства.
- Преглед на четимостта и структурата на страницата.
- Подкрепа за достъп до документи на Асамблеята.
- Вземайки предвид нуждите на членовете, които използват преведена информация.
- Работа с Комисията по преводи по използването и подобряването на технологията за превод на живо.
- Тестване на нови разработки на уебсайтове и приложения преди по-широко пускане.
Комитетът признава, че Регион 9 обхваща много държави, езици и различни нива на достъп до технологии. Следователно цифровите системи трябва да бъдат ясни, практични и използваеми в широк спектър от обстоятелства.
Работилница за дигитални ресурси и възстановяване
Комитетът е разработил и материали за това как цифровите ресурси могат да подпомогнат възстановяването.
Подготвен е едночасов пакет от семинари, обхващащ:
- Как дигиталните ресурси могат да подобрят достъпа до възстановяване.
- Използване на технологии за поддържане на връзка между срещите.
- Дигитални инструменти, които поддържат редовните практики за възстановяване.
- Онлайн анонимност и поверителност.
- Разпознаване кога технологиите стават разсейващи или безполезни.
- Използване на цифрови системи за предаване на съобщението чрез услугата.
Пакетът включва слайдове за презентация, общ материал за участниците и материал „Моят план за дигитално възстановяване“. Този материал е на разположение за ползване след събранието.
Приоритети за следващия период
Непосредствените приоритети на Комитета са:
- Завършване на процеса на тестване и пускане в производство на приложения за Android.
- Напредък в разработването и тестването на iOS приложението.
- Подготовка на уебсайта и дигиталните системи за предстоящото събрание.
- Получаване, организиране и публикуване на доклади, предложения и подкрепящи материали от Асамблеята.
- Тестване на актуализираната тема на уебсайта OA Hope преди каквото и да е внедряване на живо.
- Продължаващо подобряване на организацията, достъпността и мобилното представяне на уебсайта.
- Преглед на имейл акаунти, разрешения и договорености за предаване.
- Продължаване на работата с Комисията по преводи по технологията за превод на живо.
- Развиване на използването на координирани комуникации в региона чрез уебсайт, имейл и приложения.
- Продължаване на обучението и подкрепата на членовете на комисията, така че отговорностите да могат да бъдат споделяни.
Благодаря
Бих искал да благодаря на заместник-председателя за управлението на голяма част от ежедневната работа на комисията и за поемането на значителна отговорност през този период.
Бих искал също да благодаря на всеки член на Комитета по цифрови технологии. Напредъкът, описан в този доклад, е резултат от тяхното време, умения, идеи, тестове и практическа работа.
Шарлот Г
Временно изпълняващ длъжността дигитален служител – от името на Дигиталния комитет на регион 9 на ОА
