Политика за Поверителност

Регион 9 на Анонимните Преяждащи поддържа нашата 12-та Традиция на анонимност и е ангажиран да защитава поверителността на всеки, който споделя личната си информация с нас.

Обхват на тази политика

Регион 9 ще обработва лични данни на членове и нечленове на OA. Физическите лица могат да се абонират за пощенския списък, членовете могат да присъстват на заседанията на Регион 9 и могат да действат като служители, попечители, председатели на комитети, членове на комитети или координатори на услуги за Регион 9. Ще се водят регистри на заседанията, а данните за контакт ще се запазват в имейл акаунти. Ако членовете организират събития или семинари и изготвят рекламни материали, те ще бъдат разпространени и публикувани на уебсайта. Регион 9 ръководи годишно събрание, което се провежда от националното дружество на OA на страната, където се провежда събранието.

Регион 9 е поел ангажимент да защитава поверителността на лицата, чиято лична информация се обработва, и тази политика описва как ще бъде изпълнен този ангажимент. Тя се отнася за служители, представители и членове на Регион 9, които обработват лични данни от името на Регион 9 или във връзка с Регион 9 (включително органи, които са домакини на събития на Регион 9) или благотворителната организация на Регион 9 на Регион 9.

Тази политика следва да се чете във връзка с Политиката за защита на данните и Информационния

Политика за сигурност и други подобни политики, които могат да бъдат създадени.

Основни принципи

Регион 9 взема подходящи предпазни мерки при обработката на лична информация, докато извършва дейността си в Регион 9. Поверителността ще бъде защитена и личната информация никога няма да бъде разкривана, освен ако не се изисква от закона или когато това е на външен (не-OA) обработващ данни, като например Google или хостовете на нашия уебсайт. Ще използваме личните данни само за целта, за която са били разкрити, и ще ги изтрием или унищожим сигурно, след като вече не са необходими.

Служители от Регион 9, лице за връзка с попечители, председатели на комисии, членове на комисии, координатори на услуги и представители

Членовете на OA, обслужващи Регион 9 на която и да е от тези длъжности, ще предоставят своите данни за контакт на Регион 9, за да може да се осъществи контакт с тях, за да изпълнят ролята си в OA. Ако данните им за контакт се променят, те трябва да уведомят председателя на Регион 9 (chair@oaregion9.org), така че записите да могат да бъдат актуализирани.

Данните за длъжностните лица, попечителите, председателите на комисиите, членовете на комисиите, координаторите на услугите и представителите ще се съхраняват в регистъра за периода, посочен в таблицата по-долу. Ако те са подписали регистър за присъствие на заседанията, този регистър ще се съхранява както е посочено по-долу. Данните могат да бъдат споделяни с упълномощени трети страни, а информацията ще се съхранява в Google Drive на Регион 9.

Ако някой служител или представител желае да възрази срещу обработването на своите данни или да поиска обработването да бъде ограничено, той трябва да го направи писмено до председателя на Регион 9.

Списъци със спонсори, списъци с преводи

Регион 9 поддържа списъци с лица, които са се съгласили да действат като спонсори / да предоставят 12-стъпкова програма за работа с обществеността или да предоставят превод на документи. Понякога могат да се генерират и други подобни списъци. Съгласие ще бъде получено от лицата, посочени в списъка, чиято информация може да бъде премахната по всяко време; Съгласие ще бъде получено от лицата, търсещи спонсорство, за да бъдат съпоставени с налични спонсори. Тези, които търсят спонсор, се съгласяват тяхната информация да бъде обработвана по този начин и само за тази цел; ние не съхраняваме тази информация по-дълго, отколкото е необходимо за съпоставяне на потенциални спонсори със спонсорирани лица. Всички участващи лица са запознати с нашата декларация за поверителност, когато споделят информация с Регион 9.

Участници в събранието/конференцията

Физическите лица са длъжни да се регистрират предварително, за да присъстват на Асамблеята и/или Конвенцията на Регион 9. При регистрацията им ще бъде предоставено известие за поверителност, което обяснява кой ще съхранява данните им и как ще бъдат обработвани. Периодът, за който ще се съхраняват данните, е посочен в таблицата по-долу. 

Представители на групата (информация, получена от Световния офис за услуги)

Световната служба на OA поддържа регистър за срещите на OA в световен мащаб. Местните групи и организации, предоставящи услуги, са длъжни да предоставят данни за контакт на този регистър. След това тези данни се споделят от Световния офис за услуги с Регион 9, така че Регион 9 да може да се свърже с представители в района, обхванат от Региона. Това може да включва пълни имена (ако са предоставени на Световния офис за услуги), домашен адрес, имейл адрес и телефонен номер. Ако някое лице желае да бъде премахнато от списъка, воден от Световния офис за услуги, то ще трябва да се свърже директно със Световния офис за услуги. То може да се свърже с Регион 9, за да бъдат изтрити данните му от записите на Регион 9.

Флаери за събития

Членовете на OA могат да изберат да предоставят своите данни за контакт в листовки и рекламни материали за събития и семинари. Листовките, предоставени на Регион 9 за тази цел, ще бъдат публикувани на уебсайта с предоставените лични данни. Ще се води отчет за предоставената информация. След като събитието приключи, листовката ще бъде премахната от уебсайта.

Ако членът на OA желае листовката да бъде премахната преди събитието, той трябва да се свърже с председателя на Регион 9, който ще информира служителя по дигитализация и Комитета по дигитализация, за да се гарантира премахването на листовката.

Права на субекта на данните

Съгласно GDPR, субектите на данни (лицата, чиито данни се обработват) имат няколко права:

а. Правото на зная какви данни са събрани за тях и как тези данни са били обработени

б. Правото на прави промени до неточни данни

в. Правото на оттегляне на съгласие за обработка на данни

г. Правото да поискате данните да бъдат заличава

д. Правото на обект за обработка на данни или за това те да бъдат ограничен

е. Правото на преносимост на данни (това се отнася само за автоматизирана обработка, която не се случва в контекста на Регион 9)

ж. Правото на се оплакват до Службата на комисаря по информацията

Ако желаете да упражните някое от тези права, моля, свържете се с председателя на Регион 9.

Съгласие за споделяне на информация извън Европейския съюз (ЕС)

Регион 9 обхваща широк географски район, който се простира отвъд ЕС и включва държави и територии в Африка, Близкия изток и Западна Азия. Това означава, че служителите и службите от Регион 9, базирани извън ЕС, могат да получават лични данни чрез Регион 9. Някои може да имат политики за защита на данните, подобни на Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД), а други не. При тези обстоятелства ОРЗД ​​изисква получаване на специално съгласие от субектите на данни, за да се позволи обработката на личните им данни. Такова съгласие ще бъде поискано.

Право на достъп до информация

Физическите лица имат право на достъп до всички лични данни, които се отнасят до тях и които Регион 9 съхранява, и да им бъде предоставена следната информация:

• Причината, поради която се съхраняват данните
• Източникът на данните (ако не са директно от самото лице)
• Дали е било разкрито на някой друг и ако е така, на кого
• Колко дълго ще се съхранява
• Правото да поискате данните да бъдат актуализирани, изтрити или обработката им да бъде ограничена по какъвто и да е начин
• Правото да подадете жалба до Служба на комисарите по информацията
• Дали е използвано автоматизирано вземане на решения за обработката на данните
• Дали информацията е била споделена извън ЕС и ако е така, какви са въведените механизми за защита на данните

Това се нарича „Заявка за достъп до данни (DSAR)“. Всяко лице, което желае да упражни това право, трябва да се свърже с председателя на Регион 9 по имейл (chair@oaregion9.org). Информацията трябва да бъде предоставена в рамките на 30 дни, безплатно. Председателят винаги ще проверява самоличността на всеки, който подава заявка за достъп до информация, преди да предаде каквато и да е информация.

Процес за заявки за достъп до данни от субекти на данни

Всички заявки за достъп до данни от субекта на данни следва да бъдат препратени до председателя на Регион 9, който следва да ги запише в образеца на DSAR.

Лицето, което подава искането, следва да бъде осъществен контакт и самоличността му да бъде потвърдена, ако е необходимо чрез телефонен разговор или по друг подходящ начин, като от него може да се изисква да предостави писмени доказателства за самоличността си.

Председателят трябва да си сътрудничи с други служители, за да идентифицира цялата информация, която се съхранява по темата. OA не събира много лични данни и затова е вероятно информацията да се ограничи до включването им в списък, регистър на присъствието на заседания и абонамент за пощенския списък. Ако обаче лицето е било служител в Регион 9, попечител, председател на комисия, член на комисия, координатор на услуги или представител на събранието, тогава може да има повече информация, включително имейли от тях и отнасящи се до тях.

Всички материали трябва да бъдат прегледани и да се направи оценка дали могат да бъдат незабавно разкрити или дали разкриването може да засегне неблагоприятно правата и свободите на друго лице. Информация за трета страна не трябва да се разкрива и това може да бъде редактирано от документите.

Не трябва да се разкрива нищо, което би могло да навреди на съдебно разследване или когато разкриването би нарушило друго правно задължение. Трябва да се потърси съвет от специалист, ако има някакви опасения относно това дали разкриването не трябва да се извършва.

Общото правило е, че материалите трябва да бъдат разкрити в рамките на 30 дни от подаване на искането, като субектът може да поиска актуализация през този период. Ако подготовката на разкриването ще отнеме повече време, тогава със субекта трябва да се свържем в рамките на 30 дни и да го информираме за забавянето, включително вероятния срок за разкриване. Разкриването трябва да бъде направено в рамките на 90 дни от подаване на искането.

Ако не се съхранява информация за субекта на данните, той следва да бъде информиран.

Ако информацията се съхранява, но не се разкрива, субектът на данните следва да бъде информиран, че няма да бъдат предприети действия по неговото искане и че има право да подаде жалба до Службата на комисаря по информацията.

В образеца на DSAR трябва да се запише кратко описание на разкриването, заедно с времето на всяко разкриване и всички неразкрити материали, като се посочат причините за неразкриването.

Архивиране и съхранение

Личните данни следва да се съхраняват само за минималния необходим период, в съответствие с целта, за която са били обработени. След изтичане на срока на съхранение, лицето, контролиращо данните, носи отговорност за изтриването им. Служителите, попечителите, председателите на комисии, членовете на комисии и координаторите на услугите са отговорни за управлението на собствените си акаунти в Google Drive и имейл акаунти, а представителите на Регион 9 са отговорни за имейл адресите на своите групи.

версия

Тази политика е изготвена на 5 май 2020 г. и одобрена от Асамблеята на Регион 9 през октомври 2020 г.

Политиката беше преработена и одобрена на 16 януари 2026 г.
Всякакви въпроси относно тази политика или запитвания, свързани със защитата на данните, трябва да бъдат повдигнати пред председателя на Регион 9 (chair@oaregion9.org)